Wat is een notariële akte?

Een notaris is een ambtenaar die officiële akten opmaakt. Die akten leggen afspraken vast waarover later geen discussie mag ontstaan. De notaris bewaarde zelf het origineel (de minuut); de betrokkenen kregen een afschrift. Vanaf 1811 gelden voor het hele land dezelfde regels voor het notariaat; daarvoor verschilden ze per gewest.

Archief Eemland noemt als meest voorkomende soorten testamenten en akten over de overdracht van onroerend goed, schuldbekentenissen, hypotheken, schenkingen, huwelijkse voorwaarden, boedelinventarissen en -scheidingen en openbare verkopingen. Daarnaast komt u volmachten, voogdijregelingen en kwitanties tegen.

Verklaring van termen

• Minuut: het origineel van de akte, bewaard door de notaris en later overgebracht naar het archief;
• Repertorium: de lijst waarin de notaris per jaar alle akten met nummer, datum, soort akte en partijen noteerde;
• Testament (uiterste wil): de akte waarin iemand bepaalt wat er na zijn of haar overlijden met de nalatenschap gebeurt;
• Boedelinventaris en boedelscheiding: de beschrijving van de nalatenschap en de verdeling ervan onder de erfgenamen;
• Huwelijkse voorwaarden: afspraken van echtgenoten over hun bezittingen, vaak vóór het huwelijk gemaakt;
• Volmacht: een akte waarmee iemand een ander machtigt om namens hem of haar te handelen;
• Transport: de oude benaming voor de overdracht van onroerend goed.

Waarom zijn ze genealogisch zo waardevol?

• Verwantschap. In een testament of boedelscheiding staan erfgenamen met hun onderlinge relatie, soms inclusief overleden kinderen waarvan de nakomelingen in hun plaats erven.
• Woonplaats en beroep. Partijen worden vaak met beroep, woonplaats en soms adres of huisnaam genoemd.
• Bezittingen en levensstijl. Een boedelinventaris beschrijft meubels, gereedschap en kleding. Archief Eemland wijst er zelf op dat u daarmee het interieur en de levensstijl van een huishouden kunt reconstrueren.
• Overbruggen van gaten. Waar kerkboeken ontbreken of een naam veel voorkomt, kan een akte juist de ontbrekende relatie bevestigen.

Hoe lang zijn ze niet openbaar?

Notariële akten bevatten persoonlijke informatie, dus gelden er termijnen. Volgens de regeling van de KNB (de beroepsorganisatie van notarissen) worden de akten uit een notarieel protocol overgebracht naar het archief als ze ouder zijn dan 75 jaar. Voor akten van uiterste wil, dus testamenten, geldt een termijn van 100 jaar. Archief Eemland bevestigt dat: sinds de vernieuwing van de Wet op het notarisambt in 1999 zijn testamenten pas na 100 jaar openbaar.

• Gewone akten (koop, volmacht, huwelijkse voorwaarden, boedelscheiding): in de regel na 75 jaar in een openbaar archief te raadplegen;
• Testamenten: pas na 100 jaar. Het Nationaal Archief meldt dat openbare archieven daardoor geen testamenten van 1926 tot 1935 en jonger bevatten;
• Jongere akten: blijven bij de notaris of zijn opvolger en zijn alleen voor belanghebbenden in te zien. Het Nationaal Archief meldt dat genealogische onderzoekers daar niet onder vallen.

Waar liggen de akten?

Meestal in het archief van de streek of stad waar de notaris was gevestigd. Dat kan een gemeentearchief, een streekarchief of een Regionaal Historisch Centrum zijn. Het Nationaal Archief bewaarde voorheen de notariële archieven van Zuid-Holland; die zijn voor een groot deel overgebracht naar stads- en streekarchieven. Voor andere provincies ligt het archief meestal bij het eigen regionale of stadsarchief. Via Archieven.nl (opent een externe website in een nieuw tabblad) vindt u het archief van een bepaalde plaats.

Wilt u een jongere akte vinden? Dan helpt het opvolgersarchief op notaris.nl (opent een externe website in een nieuw tabblad): daar ziet u welke notaris het archief van een gestopt notariskantoor heeft overgenomen.

Stap voor stap zoeken

1. Verzamel plaats en periode. Een notaris werkte meestal in of nabij de woonplaats van de cliënt, dus een overlijdens- of huwelijksakte levert de plaats en het jaar waarmee u verder kunt.
2. Zoek op naam in een index. Open Archieven heeft een bronsoort met notariële archieven; filter daar op plaats en periode. Veel regionale archieven hebben eigen indexen, maar die dekken niet alles.
3. Staat de naam niet in een index, zoek dan de notaris. Het Nationaal Archief benadrukt dat u voor een akte moet weten welke notaris de akte maakte en wanneer. Bekijk dus welke notarissen er in de plaats actief waren in de relevante jaren, in de inventaris van het archief.
4. Gebruik de repertoria. Elke notaris hield per jaar een lijst met alle akten bij. De aktenummers in het repertorium komen overeen met de aktenummers van dat jaar, zoals Archief Eemland uitlegt.
5. Noteer de verwijzing: toegangsnummer, inventarisnummer, notaris, datum en aktenummer. Zonder die gegevens kunt u de akte niet laten opzoeken of later terugvinden.
6. Vraag het stuk aan, bezoek de studiezaal of kijk of er scans online staan. Veel archieven werken met een afspraak op de studiezaal.

Wat als u de notaris niet kent?

• Testament gezocht? Zoek in het Centraal Testamentenregister (zie hieronder). Dat geeft datum en notaris, maar niet de inhoud.
• Overleden na 1805? In de memorie van successie (de aangifte voor erfbelasting) staat of er een testament of huwelijkscontract was. Het Nationaal Archief bewaart die voor Zuid-Holland uit 1806-1927; die van andere provincies liggen in de Regionaal Historische Centra.
• Huis of grond? Een overdrachtsakte is ook in de openbare registers van het Kadaster geregistreerd. Lees daarvoor Kadaster en grondbezit.

Het Centraal Testamentenregister

Het Centraal Testamentenregister (CTR) registreert sinds 1890 wie een testament liet opmaken, wanneer en bij welke notaris. Het Nationaal Archief bewaart de oude kaartsystemen van personen die vóór 1974 overleden zijn (1890 tot 1973); recentere inschrijvingen staan bij het CTR van de notarissen. U vindt daar nooit de tekst van het testament. Voor recente overlijdens is een CTR-aanvraag bij notaris.nl kosteloos; vraag er alleen naar voor overledenen, niet voor levenden.

Hoe leest u een akte?

Akten volgen een vast formulier. Wie dat patroon kent, vindt de kern snel:

1. Aanhef: datum, plaats en naam van de notaris, soms met getuigen;
2. Comparanten: de personen die verschijnen, met beroep, woonplaats en vaak leeftijd of adres;
3. De kern: wat er wordt vastgelegd, bijvoorbeeld de verdeling van een boedel of de voorwaarden van een verkoop;
4. Slot en ondertekening: getuigen en handtekeningen. Wie niet kon schrijven, werd vaak als zodanig vermeld.

Het juridische taalgebruik is stijf en herhalend. Lees de akte eerst één keer door zonder u te laten afschrikken en zoek dan naar namen, relaties en bedragen. Handschriften uit de 17e en 18e eeuw lezen is een vak apart: zie Oude handschriften leren lezen.

Praktisch voorbeeld

Stel: u zoekt de ouders van Maria, overleden in 1862 in een dorp. Haar overlijdensakte noemt geen ouders. Zo gaat u verder:

1. Zoek op Open Archieven naar Maria binnen het brontype notariële akten, beperkt tot het dorp en de jaren tot haar overlijden.
2. Vindt u niets, zoek dan de notarissen van het dorp in de inventaris van het regionaal archief en bekijk de repertoria van 1862 en 1863. Een boedelscheiding kan kort na het overlijden zijn opgemaakt, maar soms pas jaren later.
3. Vindt u een akte, dan noemt die de erfgenamen. Zijn dat haar kinderen, dan zijn zij ook het startpunt voor de volgende generatie; staat er een broer of zus, noteer die dan met woonplaats.
4. Controleer de gegevens met de doop- of bevolkingsregistratie, zodat u zeker weet dat het dezelfde Maria is.

Valkuilen en veelgemaakte fouten

• Alleen de index vertrouwen. Indexen zijn niet compleet. Archief Eemland waarschuwt zelf dat zijn index ‘verre van compleet’ is. Een akte die niet in de index staat, kan er toch zijn.
• De verkeerde notaris. Mensen gingen soms naar een notaris in een buurtdorp of de stad. Zoek dus in de regio, niet alleen in de woonplaats.
• Testament verwarren met de uitvoering. Het testament zegt wat iemand wilde, de boedelscheiding wat er is gebeurd.
• Aannemen dat elke akte een geboortejaar noemt. Leeftijden zijn vaak globaal; gebruik ze alleen als aanwijzing.
• Persoonsgegevens van recente akten verspreiden. Akten van levenden en recente overledenen vallen onder privacy. Publiceer gegevens daaruit niet zonder toestemming.

Vervolgstappen

• Ga verder in de tijd terug met Voorouders vinden vóór 1811;
• Leer de oude schrijfwijze lezen in Oude handschriften leren lezen;
• Combineer akten met grondbezit in Kadaster en grondbezit;
• Zoek de archieven van uw regio in de categorie Archieven.